Przechodzimy do debaty nad rządowym projektem ustawy o zmianie ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Proszę o zabranie głosu przedstawicielkę wnioskodawców, panią minister Paulinę Matysiak.
Ustawa
z ... 2035 roku
o zmianie ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach
Art. 1. W ustawie z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach wprowadza się następujące zmiany:
1) w art. 5 ust. 2b i 2c otrzymują brzmienie:
„2b. Minister właściwy do spraw informatyzacji, po zasięgnięciu opinii Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych, określi w drodze rozporządzenia:
1) minimalne wymagania techniczne dla odwzorowań cyfrowych;
2) standardy przygotowania, ewidencjonowania i technicznego zabezpieczenia materiałów archiwalnych przechowywanych w składach chronologicznych i w składach informatycznych nośników danych przed ich przekazaniem do archiwów państwowych
– mając na uwadze wartość historyczną dokumentacji lub utratę jej znaczenia i potrzebę ochrony dokumentacji przed uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą oraz kierując się zakresem stosowania systemów teleinformatycznych w załatwianiu i rozstrzyganiu spraw.
2c. Minister właściwy do spraw informatyzacji w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego, po zasięgnięciu opinii Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych, określi, w drodze rozporządzenia, wymagania techniczne, jakim powinny odpowiadać informatyczne nośniki danych i formaty zapisu w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, przekazywanych do archiwów państwowych materiałów archiwalnych, uwzględniając potrzebę ochrony tych materiałów przed utratą oraz nieuprawnioną zmianą.”;
2) w art. 6:
a) ust. 1a otrzymuje brzmienie:
„1a. Zadania, o których mowa w ust. 1, mogą być dokumentowane elektronicznie i realizowane w ramach elektronicznego zarządzania dokumentacją, będącego systemem wykonywania czynności kancelaryjnych, dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw, gromadzenia i tworzenia dokumentacji w postaci elektronicznej z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego, zwanego dalej „systemem teleinformatycznym”, o którym mowa w ust. 1g.”,
b) po ust. 1a dodaje się ust. 1b–1zo w brzmieniu:
„1b. Dokumenty elektroniczne powstające w organach i jednostkach organizacyjnych, o których mowa w ust. 1, lub napływające do nich, zwane dalej „dokumentami ewidencjonowanymi”, jeżeli odzwierciedlają przebieg załatwiania i rozstrzygania spraw, podlegają ewidencjonowaniu w systemie teleinformatycznym, o którym mowa w ust. 1g.
1c. Dokumenty ewidencjonowane dzielą się na:
1) materiały archiwalne;
2) dokumentację niearchiwalną.
1d. Dokumenty elektroniczne, które nie podlegają ewidencjonowaniu, są usuwane w sposób przyjęty w organach i jednostkach organizacyjnych, o których mowa w ust. 1.
1e. Wraz z dokumentami ewidencjonowanymi przechowuje się ich metadane, o których mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2a, lub wskazanie na te metadane, jeżeli zapewnia ono stałe przyporządkowanie metadanych aktualnych w dniu wytworzenia dokumentu.
1f. W zakresie zapewnienia prawidłowości przechowywania dokumentów ewidencjonowanych do czasu przekazania ich do archiwum państwowego albo brakowania, stosuje się przepisy wydane na podstawie art. 18 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.
1g. Postępowanie z dokumentami ewidencjonowanymi i metadanymi prowadzi się przy użyciu systemu teleinformatycznego, który:
1) zapewnia integralność treści dokumentów i metadanych polegającą na zabezpieczeniu przed wprowadzaniem zmian, z wyjątkiem zmian wprowadzanych w ramach ustalonych i udokumentowanych procedur;
2) zabezpiecza przed wprowadzaniem zmian w dokumentach spraw załatwionych;
3) zabezpiecza przed usunięciem dokumentów z systemu, z wyjątkiem udokumentowanych czynności dokonywanych w ramach ustalonych procedur usuwania dokumentów:
dla których upłynął okres przechowywania ustalony w jednolitym rzeczowym wykazie akt,
b) mylnie zapisanych,
c) mogących stanowić zagrożenie dla prawidłowego funkcjonowania systemu,
d) których usunięcie jest wymagane na podstawie przepisu prawa, prawomocnego orzeczenia sądu lub ostatecznej decyzji organu administracji;
4) zapewnia stały i skuteczny dostęp do dokumentów oraz ich wyszukiwanie;
5) umożliwia odczytanie metadanych dla każdego dokumentu;
6) identyfikuje użytkowników i dokumentuje dokonywane przez nich zmiany w dokumentach i metadanych;
7) zapewnia kontrolę dostępu poszczególnych użytkowników do dokumentów i metadanych;
8) umożliwia odczytanie bez zniekształceń treści dokumentów wytworzonych przez organ lub jednostkę organizacyjną, w którym działa system;
9) zachowuje dokumenty i metadane w strukturze określonej w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2a, łącznie z możliwością prezentacji tej struktury;
10) zapewnia odtworzenie przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw;
11) wspomaga czynności związane z klasyfikowaniem i kwalifikowaniem oraz grupowaniem dokumentów w akta spraw na podstawie jednolitego rzeczowego wykazu akt;
12) wspomaga i dokumentuje proces brakowania dokumentów stanowiących dokumentację niearchiwalną, w tym:
a) wyodrębnia automatycznie dokumenty przeznaczone do brakowania,
b) przygotowuje automatycznie spis dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do brakowania;
13) wspomaga czynności związane z przygotowaniem dokumentów stanowiących materiały archiwalne i ich metadanych do przekazania do właściwego archiwum państwowego, w tym:
a) wyodrębnia automatycznie dokumenty przeznaczone do przekazania,
b) umożliwia sporządzenie ewidencji, o której mowa w ust. 1zg,
przygotowuje obowiązujący w organie lub jednostce organizacyjnej jednolity rzeczowy wykaz akt w postaci dokumentu elektronicznego zapisanego w formacie XML, którego wzór jest publikowany w Biuletynie Informacji Publicznej Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych,
d) zapisuje dokumenty i ich metadane w sposób określony w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2c,
e) eksportuje dokumenty i ich metadane,
f) oznacza dokumenty przekazane do archiwum państwowego w sposób umożliwiający ich odróżnienie od dokumentów nieprzekazanych;
14) umożliwia przesyłanie dokumentów do innych systemów teleinformatycznych, w szczególności przez:
a) eksport dokumentów i ich metadanych lub wskazań na te metadane oraz danych dokumentujących dokonane zmiany, o których mowa w pkt 6, z zachowaniem powiązań między tymi dokumentami i metadanymi,
b) zapisywanie wyeksportowanych metadanych w formacie XML w sposób określony w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2a;
15) umożliwia opatrzenie odwzorowań cyfrowych kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną organu lub jednostki organizacyjnej wykonującego odwzorowanie lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym;
16) zapewnia ochronę przetwarzanych danych osobowych znajdujących się w zgromadzonych dokumentach, zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).
1h. System teleinformatyczny spełnia dla dokumentów ewidencjonowanych funkcję archiwum zakładowego lub składnicy akt, a jeżeli zachodzi taka konieczność, zapewnia również funkcjonowanie kilku archiwów zakładowych w zależności od potrzeb.
1i. W celu zapewnienia kompletności dokumentacji gromadzonej w systemie teleinformatycznym wykonuje się odwzorowanie cyfrowe dokumentów innych niż elektroniczne, które odzwierciedla tę dokumentację i umożliwia zapoznanie się z jej pełną treścią, bez konieczności bezpośredniego dostępu do pierwowzoru.
1j. Odwzorowanie cyfrowe, o którym mowa w ust. 1i, zastępuje dokumenty sporządzone w postaci innej niż elektroniczna i jest z nią tożsame jako źródło informacji o wartości dowodowej i historycznej, jeżeli spełnia łącznie następujące warunki:
1) zostało wykonane w sposób określony w instrukcji kancelaryjnej, o której mowa odpowiednio w ust. 2 pkt 1, ust. 2b pkt 1, ust. 2e lub 2f;
2) zostało opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionego pracownika lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną organu lub jednostki organizacyjnej sporządzającego odwzorowanie cyfrowe;
3) jest ewidencjonowane i przechowywane z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego.
1k. Dokumenty, dla których sporządzono pełne odwzorowanie cyfrowe zgodnie z ust. 1i i 1j, stanowią dokumentację niearchiwalną i mogą być brakowane po upływie okresu przechowywania zgodnie z przepisami wydanymi na podstawie art. 5 ust. 2 pkt 1 i 2.
1l. Opatrzenie odwzorowania cyfrowego dokumentów zgromadzonych w służbach specjalnych, o których mowa w art. 11 ustawy z dnia 24 maja 2002 r. o Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego oraz Agencji Wywiadu, innym podpisem elektronicznym wykorzystywanym w systemach teleinformatycznych służb specjalnych, traktuje się na równi z opatrzeniem ich podpisem lub pieczęcią, o których mowa w ust. 1j pkt 2.
1m. Prezes Rady Ministrów określi, w drodze rozporządzenia, odrębnie dla Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencji Wywiadu i Centralnego Biura Antykorupcyjnego, warunki, jakie musi spełniać inny podpis elektroniczny, o którym mowa w ust. 1l, z uwzględnieniem wymogu, aby podpis elektroniczny potwierdzał autentyczność tworzonego odwzorowania cyfrowego dokumentu.
1n. Minister Obrony Narodowej określi, w drodze rozporządzenia, odrębnie dla Służby Kontrwywiadu Wojskowego i Służby Wywiadu Wojskowego warunki, jakie musi spełniać inny podpis elektroniczny, o którym mowa w ust. 1l, z uwzględnieniem wymogu, aby podpis elektroniczny potwierdzał autentyczność tworzonego odwzorowania cyfrowego dokumentu.
1o. Opatrzenie odwzorowania cyfrowego, o którym mowa w ust. 1i, kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną, o których mowa w ust. 1j pkt 2, lub innym podpisem elektronicznym, o którym mowa w ust. 1l, stanowi potwierdzenie, że odwzorowanie spełnia warunki określone w ust. 1j pkt 1 i 3.
1p. Dokumenty sporządzone w postaci innej niż elektroniczna są gromadzone w składzie chronologicznym.
1r. Dokumenty ewidencjonowane zapisane na informatycznych nośnikach, są gromadzone w składzie informatycznych nośników danych.
1s. Dokumenty w postaci innej niż elektroniczna, gromadzone w składzie chronologicznym prowadzonym przez organ lub jednostkę organizacyjną, w którym funkcjonuje system teleinformatyczny i które w pełni odwzorowano cyfrowo, są przechowywane przez okres dwóch lat, licząc od dnia 1 stycznia roku następującego po roku, w którym były one zgromadzone.
1t. Jeżeli dokumenty ewidencjonowane zapisane na informatycznych nośnikach, gromadzone w składzie informatycznych nośników danych prowadzonym przez organ lub jednostkę organizacyjną, w którym funkcjonuje system teleinformatyczny, w całości zostały skopiowane do systemu teleinformatycznego, są przechowywane przez okres dwóch lat, licząc od dnia 1 stycznia roku następującego po roku, w którym były one zgromadzone.
1u. Dokumenty, o których mowa w ust. 1t, stanowią dokumentację niearchiwalną i są brakowane po upływie okresu przechowywania zgodnie z przepisami wydanymi na podstawie art. 5 ust. 2 pkt 1.
1w. Dokumentacja, o której mowa w ust. 1c pkt 2, jest brakowana po upływie okresu przechowywania zgodnie z przepisami wydanymi na podstawie art. 5 ust. 2 pkt 1.
1z. Brakowanie dokumentacji, o której mowa w ust. 1w, polega na jej zniszczeniu, wraz z metadanymi ją opisującymi, w sposób właściwy dla danej technologii zapisu.
1za. Brakując dokumentację, o której mowa w ust. 1w, można zniszczyć jej odpowiedniki zgromadzone w składzie chronologicznym lub w składzie informatycznych nośników danych bez sporządzania odrębnego spisu, o ile nie zostały już one wybrakowane zgodnie z ust. 1t i ust. 1u.
1zb. Organy lub jednostki organizacyjne przekazują materiały archiwalne do właściwego archiwum państwowego niezwłocznie po upływie 10 lat od ich wytworzenia, o ile nie przekazały ich wcześniej.
1zc. Przygotowanie materiałów archiwalnych do przekazania do archiwum państwowego polega na:
1) przypisaniu do każdego dokumentu ewidencjonowanego metadanych, których podanie jest obowiązkowe zgodnie z przepisami wydanymi na podstawie art. 5 ust. 2a;
2) sprawdzeniu kompletności akt spraw oraz ewentualnym uzupełnieniu akt spraw o brakujące przesyłki lub pisma;
3) uporządkowanym zapisaniu tych dokumentów w strukturze określonej w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2a, w sposób określony w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2c;
4) wykonaniu z całości dokumentów nieelektronicznych zgromadzonych w składzie chronologicznym odwzorowania cyfrowego i wprowadzeniu go w całości do akt sprawy;
5) przygotowaniu dokumentów nieelektronicznych, które nie zostały odwzorowane cyfrowo lub nie zostały odwzorowane cyfrowo w całości, a które odpowiadają przekazywanym materiałom archiwalnym lub ich metadanym znajdującym się w systemie teleinformatycznym wraz z ich ewidencją;
6) przygotowaniu dokumentów zapisanych na informatycznych nośnikach, które nie zostały skopiowane, lub nie zostały skopiowane w całości do systemu teleinformatycznego, a które odpowiadają materiałom archiwalnym lub ich metadanym znajdującym się w systemie teleinformatycznym wraz z ich ewidencją.
1zd. Odwzorowanie cyfrowe, o którym mowa w ust. 1zc pkt 4, wykonuje się, gdy akta sprawy, która ma zostać przekazana, nie zawierają odwzorowania cyfrowego ich całości oraz zawierają metadane dokumentów nieodwzorowanych cyfrowo, a warunki techniczne i prawne na to pozwalają.
1ze. Do materiałów archiwalnych, o których mowa w ust. 1zb, dołącza się jednolity rzeczowy wykaz akt w formacie XML, którego wzór jest publikowany w Biuletynie Informacji Publicznej Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych, obowiązujący w jednostce organizacyjnej w okresie wytworzenia materiałów archiwalnych przekazywanych do archiwum państwowego.
1zf. W przypadku przekazywania materiałów archiwalnych jednostki organizacyjnej, której działalność ustała, do materiałów archiwalnych, o których mowa w ust. 1zb, należy dołączyć, w postaci dokumentu elektronicznego, podstawowe dane dotyczące organizacji i zakresu jej działania w ujęciu chronologicznym.
1zg. Dla materiałów archiwalnych, o których mowa w ust. 1zc pkt 5 i 6, sporządza się odrębną ewidencję.
1zh. Dokumenty ewidencjonowane, o których mowa w ust. 1c pkt 1, przekazuje się do właściwego archiwum państwowego za pomocą środków komunikacji elektronicznej lub na informatycznym nośniku danych spełniającym wymagania techniczne określone w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2c.
1zi. Dyrektor archiwum państwowego ustala w porozumieniu z zainteresowanym organem lub jednostką organizacyjną sposób przekazania materiałów archiwalnych.
1zj. Dyrektor właściwego archiwum państwowego może, w przypadku nieprzygotowania materiałów archiwalnych w sposób określony w ust. 1zc, wstrzymać ich przekazanie do archiwum państwowego do czasu dokonania odpowiednich zmian, określając termin ich wykonania.
1zk. Materiały archiwalne zgrupowane inaczej niż w akta spraw bądź niezawierające metadanych, o których mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2a, lub zapisane w inny sposób niż określony w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2c przekazuje się w sposób uzgodniony z dyrektorem właściwego archiwum państwowego.
1zl. Dyrektor właściwego archiwum państwowego potwierdza przejęcie materiałów archiwalnych, w terminie nie dłuższym niż 3 miesiące od dnia przekazania materiałów archiwalnych.
1zm. W przypadku gdy w organie lub jednostce organizacyjnej nie występują materiały archiwalne, o których mowa ust. 1zc pkt 5 i 6, kierownik jednostki organizacyjnej przekazuje stosowne oświadczenie.
1zn. Do czasu uzyskania potwierdzenia, o którym mowa w ust. 1zl, organ lub jednostka organizacyjna ma obowiązek przechowywać przekazane materiały archiwalne wraz z ich metadanymi.
1zo. Po potwierdzeniu przejęcia materiałów archiwalnych przez właściwe archiwum państwowe, organ lub jednostka organizacyjna usuwa je z systemu teleinformatycznego w sposób właściwy dla danej technologii zapisu.”;
3) w art. 21:
a) w ust. 1:
– pkt 5 otrzymuje brzmienie:
„5) nadzór nad działalnością naukową, edukacyjną i wydawniczą prowadzoną w archiwach państwowych;”,
– pkt 9 otrzymuje brzmienie:
„9) popularyzacja wiedzy o materiałach archiwalnych i archiwach oraz prowadzenie działalności informacyjnej, edukacyjnej i wydawniczej;”,
b) ust. 1a otrzymuje brzmienie:
„1a. Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych w sprawach, o których mowa w ust. 1 pkt 1, 4, 5, 9 i 10, dotyczących podległych mu archiwów państwowych, może wydawać zarządzenia.”;
4) w art. 28 w ust. 1 pkt 5 otrzymuje brzmienie:
„5) prowadzenie prac naukowych i wydawniczych oraz działalności edukacyjnej w dziedzinie archiwistyki i dziedzinach pokrewnych;”;
5) w art. 36a pkt 3 otrzymuje brzmienie:
„3) posiada dokumentację przydatną dla potrzeb nauki, kultury, techniki lub gospodarki na terenie, na którym jest ona wytwarzana i gromadzona.”;
6) po art. 39 dodaje się art. 39a w brzmieniu:
„Art. 39a. 1. Osobom fizycznym i jednostkom organizacyjnym wyróżniającym się w dziedzinie działalności archiwalnej nadaje się odznakę honorową „Za Zasługi dla Dziedzictwa Archiwalnego”, zwaną dalej „odznaką honorową”.
2. Odznakę honorową nadaje Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych z własnej inicjatywy lub na wniosek:
1) dyrektora archiwum państwowego;
2) kierującego archiwum wyodrębnionym;
3) ministra lub kierownika centralnego urzędu administracji rządowej;
4) wojewody;
5) marszałka województwa;
6) rektora uczelni;
7) kierownika placówki dyplomatycznej lub konsularnej Rzeczypospolitej Polskiej;
8) organizacji społecznej, stowarzyszenia lub fundacji prowadzących działalność archiwalną.
3. W związku z nadawaniem odznaki honorowej mogą być przetwarzane następujące dane osób fizycznych, o których mowa w ust. 1:
1) imię i nazwisko;
2) data urodzenia;
3) miejsce pracy i zajmowane stanowisko;
4) wykształcenie;
5) tytuł oraz stopnie naukowe i stopnie w zakresie sztuki.
4. Minister właściwy do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego określi, w drodze rozporządzenia, tryb nadawania, wzór i sposób noszenia odznaki honorowej oraz warunki, jakie musi spełniać wniosek o jej nadanie, uwzględniając wzornictwo stosowane w polskiej falerystyce.”.
Art. 2. Za odwzorowanie cyfrowe, o którym mowa w art. 6 ust. 1i ustawy zmienianej w art. 1, uznaje się również odwzorowania cyfrowe dokumentów wykonane przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy, jeżeli odwzorowania te zostały wykonane w celu realizacji zadań, o których mowa w art. 6 ust. 1 ustawy zmienianej w art. 1, z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego, o którym mowa w art. 6 ust. 1g ustawy zmienianej w art. 1.
Art. 3. Systemy teleinformatyczne, o których mowa w art. 6 ust. 1g ustawy zmienianej w art. 1, niespełniające wymogów tej ustawy, należy do nich dostosować w terminie 12 miesięcy od dnia wejścia w życie ustawy.
Art. 4. Przepisu art. 6 ust. 1k ustawy zmienianej w art. 1 nie stosuje się do dokumentacji, o której mowa w art. 6 ust. 1 tej ustawy, sporządzonej w postaci innej niż elektroniczna przed dniem 20 stycznia 2011 r.
Art. 5. Ustawa wchodzi w życie po upływie 12 miesięcy od dnia ogłoszenia.
Uzasadnienie
Sprawozdawca: Paulina Matysiak, sekretarz stanu w Ministerstwie Kultury i Dziedzictwa Narodowego
Pani Marszałek,
Wysoka Izbo,
Projekt ustawy o zmianie ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach ma na celu nadanie sporządzanym przez podmioty, o których mowa w art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, zwanej dalej „ustawą”, używające systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją, zwanego dalej "systemem EZD", odwzorowaniom cyfrowym wykonanym dla dokumentów tradycyjnych (sporządzonych w postaci innej niż elektroniczna) waloru prawnego, w tym wartości dowodowej równoważnej oryginałom dokumentów. Nowe przepisy wprowadzą jednocześnie warunki, pod jakimi wykonane, w celu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw, odwzorowania cyfrowe będą mogły zastępować dokumentację sporządzoną w postaci innej niż elektroniczna i być z nią równoważne jako źródło informacji, w tym również o wartości dowodowej i historycznej.
Projekt przewiduje zmianę w art. 5 ust. 2c ustawy, zawierającym obecnie upoważnienie do wydania przez ministra właściwego do spraw informatyzacji w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego, na wniosek Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych, rozporządzenia określającego wymagania techniczne, jakim powinny odpowiadać formaty zapisu i informatyczne nośniki danych w rozumieniu przepisów dotyczących informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, przekazywanych do archiwów państwowych materiałów archiwalnych utrwalonych na informatycznych nośnikach danych. Proponowana zmiana polega na umożliwieniu wydania przez ministra właściwego do spraw informatyzacji w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego przedmiotowego aktu wykonawczego nie na wniosek Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych, a po zasięgnięciu jego opinii, z uwzględnieniem potrzeby ochrony przekazywanych do archiwów państwowych materiałów archiwalnych zapisanych na informatycznych nośnikach danych.
Ustawa stwarza ramy prawne do powstawania i gromadzenia dokumentacji w postaci dokumentów elektronicznych, w szczególności zaś do prowadzenia spraw w systemie EZD (art. 5 i art. 6 ustawy). Zgodnie z dotychczasowymi regulacjami w tym zakresie jednostka organizacyjna, która wdrożyła u siebie system EZD, digitalizuje na bieżąco powstałą w tej jednostce, a także nadsyłaną i składaną do niej dokumentację i zarządza nią w tym systemie. Zachowanie jednolitości dokumentacji w przypadku wyboru systemu EZD jako podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw wymusza zmianę postaci dokumentacji sporządzonej w postaci innej niż elektroniczna na jej elektroniczną kopię przez wykonywanie odwzorowań cyfrowych. Odwzorowania te stanowią część akt spraw prowadzonych w systemie EZD. Wprowadzone dotychczas rozwiązania miały za zadanie ograniczenie obiegu dokumentów sporządzonych w postaci innej niż elektroniczna, a w procesach wewnętrznych – stosowanie informacji wyłącznie w postaci elektronicznej.
W związku z tym, że nie wszystkie dokumenty elektroniczne stanowiące materiały archiwalne będą zastępowały dotychczasową dokumentację aktową i nie wszystkie będą uporządkowane w akta spraw (np. wyspecjalizowane zbiory danych), dla każdego takiego zbioru dokumentów sposób przekazania mógłby być inny, dlatego też umożliwiono przekazanie takich materiałów w sposób uzgodniony z dyrektorem archiwum państwowego. Wprowadzono możliwość sporządzenia z dokumentów nieelektronicznych zgromadzonych w składzie chronologicznym pełnego ich odwzorowania i wprowadzenia go w całości do akt sprawy – w przypadku gdy wśród dokumentów ewidencjonowanych znajdują się niepełne odwzorowania cyfrowe oraz metadane dokumentów nieodwzorowanych, jeżeli warunki techniczne i prawne na to pozwalają. Rozwiązanie to pozwoli na dołączenie do akt spraw pełnych odwzorowań cyfrowych sporządzonych z dokumentów nieelektronicznych i nie będzie wymuszało przekazywania do archiwów państwowych dokumentów papierowych gromadzonych w składach chronologicznych (skład chronologiczny niepełnych odwzorowań cyfrowych). Taki sposób postępowania, jeżeli pozwolą na nie warunki techniczne i prawne, spowoduje uniknięcie przez jednostki organizacyjne nadmiernych czynności związanych z przygotowaniem do przekazania i przekazaniem do archiwów państwowych dokumentów nieelektronicznych będących odpowiednikami przekazanych materiałów archiwalnych w postaci elektronicznej.
Uregulowano również sposób postępowania z materiałami archiwalnymi w systemie teleinformatycznym jednostki organizacyjnej, po potwierdzeniu przejęcia materiałów archiwalnych przez archiwum państwowe. Dokumentacja ta powinna być usunięta z systemu teleinformatycznego w sposób właściwy dla danej technologii zapisu. Zniszczeniu podlegają również metadane powiązane z dokumentami elektronicznymi. Taki sposób postępowania pozwoli na dysponowanie przez archiwum państwowe jedyną wiarygodną wersją przekazanych materiałów archiwalnych.
Projekt ustawy jest zgodny z prawem Unii Europejskiej, nie wpłynie negatywnie na sytuację rodzin z dziećmi.
Dziękuję.
og: 48h
